¿Cómo gestiono una copia de seguridad de Smartsheet?

Esta guía detalla cómo gestionar una copia de seguridad de Smartsheet en Klonup.

Una copia de seguridad es una tarea que se ejecuta de manera automática. Antes de configurar una tarea de copia de seguridad, es necesario haber creado una conexión con acceso a los Workspaces o carpetas de las que se desea realizar la copia.

En el listado de "Conexión de Smartsheet", haz clic sobre la conexión donde crearás la nueva tarea de copia de seguridad.

De esta manera, accederá a la pantalla de configuración de la conexión, donde podrá gestionar sus tareas.

Pulsa el botón "Nueva Tarea"

En la parte derecha de la pantalla, se muestra el área que nos permitirá configurar la nueva tarea.

Lo primero que debemos definir es el nombre de la tarea. Se recomienda utilizar un nombre descriptivo que facilite la comprensión de su alcance en el listado.

Establezca la periodicidad de ejecución de la tarea (diaria, semanal o mensual), así como la hora y el día de la semana o del mes según la configuración seleccionada.

En esta sección, también se puede activar o desactivar la tarea, así como especificar el número de copias que se desea conservar.

En la siguiente sección, podremos localizar y seleccionar los elementos a copiar. Un elemento puede ser un espacio de trabajo o una carpeta. Cada selección o marcado cuenta como un elemento.

Con las casillas de la izquierda, puedes seleccionar sobre qué deseas realizar la copia de seguridad. Tienes la opción de hacer una copia de seguridad de un espacio de trabajo completo o solo de algunas de sus carpetas. Si el espacio de trabajo contiene más de 100 elementos, no será posible realizar una copia completa del mismo, por lo que deberás hacer la copia a través de sus carpetas.

Ahora es el momento de configurar cómo se realizará la copia de seguridad: con o sin filtros, formularios o vínculos entre celdas. También podremos decidir si deseamos mantener el espacio de trabajo copia compartido con las personas del espacio original. Por último, podremos especificar qué tipo de notificaciones queremos recibir.

El botón "Crear" permanecerá desactivado hasta que se completen todos los campos obligatorios.

Con todo rellenado correctamente, ya podemos pulsar el botón "Crear" para registrar la nueva tarea.

La nueva tarea ha sido creada y se ejecutará automáticamente según la configuración establecida.

Desde el listado de tareas, puedes realizar varias acciones directas. Puedes pausar o activar una tarea pulsando el botón Pausa/Play. También puedes acceder a los detalles de la tarea para gestionarla al hacer clic en cualquier parte de la barra. Además, puedes iniciar la ejecución de una tarea, lo que permite hacer copias en momentos críticos o probar la configuración establecida.

Para localizar las copias de seguridad que se crean, debes ingresar a Smartsheet en la opción Explorar.

En este lugar, podrás encontrar todas las copias de seguridad, comenzando con un símbolo, seguido de la fecha y la hora de su ejecución, y luego el nombre del espacio de trabajo. Si la copia corresponde a un espacio de trabajo, encontrarás los mismos elementos que en el espacio original. Si la copia es de una o varias carpetas, dentro del espacio solo hallarás estas carpetas.

Si has activado la notificación tras completar una tarea con éxito, recibirás un correo electrónico como el que se muestra en pantalla cuando la tarea se ejecute correctamente.

Si has activado la notificación tras un error al ejecutar una tarea, recibirás un correo electrónico similar al que se muestra en pantalla cuando ocurra un error.

En el email de notificación de un error encontrarás un enlace para que Klonup te ayude a resolver la incidencia.

Desde la pantalla de gestión de una tarea, podemos ver los errores que podremos corregir directamente desde la interfaz de Klonup.

Por último, desde la gestión de una tarea, también es posible ver el historial de ejecuciones que aún están almacenadas en Smartsheet.

Esperamos le haya sido de utilidad este tutorial. Muchas gracias.