¿Cómo gestiono una copia de seguridad de Smartsheet?

Este guía detalla cómo gestionar una copia de seguridad de Smartsheet en Klonup.
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Una copia de seguridad no es más que una tarea que realiza un Klon. Antes de acometer la configuración de una tarea de copia de seguridad es necesario haber creado un Klon con acceso a los Workspaces o carpetas de las que se quiere hacer la copia.

Desde el listado de "Tus Klones". Haz clic en el icono de carpeta del Klon que ejecutará la tarea.

De esta manera accederá a la pantalla de las tareas del Klon.

Accede a la opción "Añadir Tarea".

La pantalla de configuración de una tarea se divide en 2 grandes áreas. La de la izquierda nos permite buscar el o los Workspaces donde está la información a hacer la copia. Y la de la derecha donde configuraremos la copia de seguridad (cuando se ejecuta y de qué ha de hacerse la copia).

Si necesitas ver los detalles de un espacio de trabajo, haz clic sobre su nombre...

y se cargará su información: cuantos elementos tiene y el árbol de carpetas que contiene.

Con las casillas de la izquierda puedes seleccionar sobre qué necesitas hacer la copia de seguridad. Puedes hacer una copia de seguridad de un espacio de trabajo completo o sólo de algunas de sus carpetas. Si el espacio de trabajo tiene más de 100 elementos no se podrá hacer una copia completa del espacio de trabajo, y será necesario que hagas la copia a través de sus carpetas.

Una vez seleccionado sobre qué elementos necesitas hacer la copia de seguridad escribe el nombre de la tarea.

Una tarea se puede ejecutar, de manera automática, diariamente, semanalmente o mensualmente.

Independientemente de la periodicidad, habrá que seleccionar la hora de ejecución. Ten en cuenta, que esta hora de ejecución, puede variar en función de la zona horaria configurada para el Klon.

Si elige una periodicidad semanal, deberá seleccionar el día de la semana en que ha de ejecutarse la tarea.

Si elige una periodicidad mensual, deberá seleccionar el día del mes en que ha de ejecutarse la tarea.

Seleccione el estado de la tarea. Sólo las tareas Activas se ejecutarán.

Indique cuantas copias de seguridad deben mantenerse. Una vez superadas estas copias de seguridad, la tarea borrará la copia más antigua antes de realizar la nueva. La capacidad de almacenamiento de información en una cuenta de Smartsheet es limitada, por ello, ha de tener cuidado con almacenar muchas copias de seguridad especialmente de espacios de trabajo con mucha información o muchos adjuntos.

Ahora toca configurar cómo ha de hacerse la copia de seguridad: con o sin filtros, formularios o vínculos entre celdas. También podremos establecer si queremos mantener el espacio de trabajo copia compartido o no con las personas del espacio original. Por último, podremos indicar qué tipo de notificaciones queremos recibir.

Guarda la configuración.

Asegurate de que la tarea se ha creado correctamente.

Ahora la nueva tarea aparece en el listado de tareas del Klon

Sobre una tarea se pueden realizar las siguientes acciones: visualizar, editar, ejecutar manualmente y borrar.

Para localizar las copias de seguridad que se crean debes entrar a Smartsheet en la opción Explorar.

Ahí podrás encontrar todas las copias de seguridad empezando con un símbolo, seguido de la fecha y la hora de su ejecución y después el nombre del espacio de trabajo. Si la copia es un espacio de trabajo, dentro encontrarás los mismos elementos que los del espacio original. Si la copia de es una o varias carpetas, dentro del espacio encontrarás sólo estas carpetas.

Si has marcado la notificación tras tarea exitosa, cuando se ejecute una tarea correctamente recibirás un email como el que se muestra en pantalla.

Si has marcado la notificación tras un error al ejecutar una tarea, cuando se produzca un error al ejecutar una tarea recibirás un email como el que se muestra en pantalla.

En el email de notificación de un error encontrarás un enlace para que Klonup te ayude a resolver la incidencia.

En la pantalla de resolución de incidencias podrás ver, a la izquierda, qué elemento ha generado el error. A la derecha podrás ver los detalles del error.

Para solucionar el error sólo tendrás que pulsar en el botón guardar. Automáticamente se omitirá este elemento en futuras copias de seguridad.

Podemos ver el historial de ejecuciones de una tarea desde la opción de "Ver tarea"

En la parte inferior de la pantalla podrás ver el historial de ejecución de la tarea.

Esperamos le haya sido de utilidad este tutorial. Muchas gracias.