Qué se puede copiar actualmente en una tarea
En Klonup, a día de hoy, puedes crear copias de seguridad de:
Workspaces completos: Siempre que contenga menos de 100 elementos.
Carpetas principales: Puedes elegir carpetas individuales, siempre que estén en la raíz del Workspace y contengan menos de 100 elementos.
Nota importante: No se pueden seleccionar "subcarpetas" (carpetas que están dentro de otras) de forma aislada. Sin embargo, si seleccionas la carpeta principal, todo lo que haya en su interior se copiará automáticamente.
Cuando copias una carpeta, Klonup crea automáticamente un workspace de destino (agrupando las carpetas por workspace) donde se guarda esa copia, ya que las carpetas no pueden existir en la raíz por sí solas.
Límite de elementos por copia
Smartsheet establece un límite máximo de 100 elementos por copia.
Para este cálculo se tienen en cuenta:
Hojas
Informes
Dashboards
Carpetas
👉 Los workspaces no cuentan como elemento, ya que son contenedores, no elementos internos.
👉 Por lo tanto, en una tarea, podemos seleccionar uno o varios workspaces y/o carpetas siempre que cada una, individualmente, no contenga más de 100 elementos.
Qué ocurre durante la configuración
Durante la configuración de una tarea:
Klonup muestra el número de elementos que se van a copiar
No te permitirá seleccionar un workspace o carpeta si ya supera los 100 elementos
Esto ayuda a evitar errores antes de ejecutar la copia.
Qué puede provocar errores más adelante
Aunque durante la configuración todo sea correcto, puede ocurrir que:
Un workspace o carpeta crezca con el tiempo
Supere los 100 elementos
Y la copia falle durante la ejecución
En ese caso:
La copia no se completa
Se elimina completamente
No quedan copias parciales
Cómo afecta esto en la práctica
Por este motivo, es recomendable:
No crear tareas demasiado grandes
Evitar copiar estructuras que crecen sin control o revisarlas frecuentemente.
Pensar las copias como bloques claros y manejables
Las tareas más pequeñas son más estables y más fáciles de revisar.
Recomendaciones prácticas
Estas recomendaciones ayudan tanto a la estabilidad como a mantener tu cuenta de Smartsheet ordenada:
No configures más de 5 workspaces o carpetas por tarea
Reduce errores y facilita el seguimiento.No crees más de 10 tareas por klon
Ayuda a mantener un historial claro y manejable.Controla cuántas copias conservas
Por ejemplo:
10 tareas × 5 workspaces o carpetas × 2 copias guardadas = 100 elementos
Mantener más copias hace que el número de workspaces en tu cuenta crezca rápidamente.Usa una o varias licencias dedicadas para las copias
Las copias se crean en la cuenta asociada a la licencia, por lo que así evitas saturar la cuenta personal de un usuario con muchos workspaces de backup.