Elegir bien el plan de Klonup desde el principio te evita dos problemas habituales: quedarte sin capacidad cuando tu uso crece, o pagar por recursos que no vas a necesitar. Esta guía te ayuda a evaluar tu situación real con cuatro criterios concretos.
Criterio 1: ¿Cuántos Workspaces o carpetas necesitas proteger?
Este es el factor más determinante. Cada Workspace o carpeta raíz que configuras como unidad de backup independiente cuenta como un ítem de tu plan. Cada copia protege todos los elementos que contiene ese Workspace o carpeta: hojas, informes, dashboards y formularios incluidos.
¿Cuántos Workspaces contienen datos operativos que no te puedes permitir perder?
¿Tienes proyectos o clientes con estructuras separadas que necesitan protección individual?
¿Alguno de esos Workspaces supera los 100 elementos? En ese caso, la protección se hace por carpetas internas, y cada carpeta seleccionada cuenta como un ítem adicional.
Si tienes dudas sobre cómo contar tus ítems, consulta el artículo Cómo hacer una copia si tu espacio tiene más de 100 elementos.
Criterio 2: ¿Con qué frecuencia cambian tus datos críticos?
La frecuencia con la que actualizas tus datos afecta directamente al número de tareas que necesitas configurar. Cada tarea se asocia a un Workspace o carpeta y tiene su propia frecuencia de ejecución.
Datos que cambian diariamente (seguimiento de proyectos en curso, registros operativos): necesitarás al menos una tarea diaria por cada Workspace o carpeta crítica.
Datos que cambian semanalmente o mensualmente (informes consolidados, plantillas): una tarea semanal o mensual puede ser suficiente.
Entornos mixtos: si tienes Workspaces con distinta criticidad, cada uno requerirá su propia tarea con la frecuencia adecuada, lo que aumenta el número total de tareas activas.
Criterio 3: ¿Cuántas personas gestionan los backups?
Klonup permite delegar la gestión de copias mediante el rol de Backup Manager. Si en tu organización varias personas necesitan crear, pausar o supervisar tareas, necesitas usuarios de gestión suficientes para todos ellos.
El Administrador tiene control total sobre Klons y usuarios.
Los Backup Managers gestionan las tareas del Klon que tienen asignado.
En equipos distribuidos o con responsables por área, el número de usuarios de gestión crece con la estructura organizativa.
Para más detalle sobre roles, consulta ¿Qué puedo hacer si soy Administrador? ¿Y si soy Backup Manager?
Criterio 4: ¿Tienes más de una cuenta de Smartsheet?
Cada cuenta de Smartsheet que quieras proteger requiere una conexión (Klon) independiente. Esto aplica especialmente si:
Gestionas varias empresas o filiales con cuentas separadas.
Trabajas con clientes que tienen su propia instancia de Smartsheet.
Tu organización tiene entornos separados (producción y pruebas, por ejemplo).
Si necesitas proteger más de una cuenta simultáneamente, el plan deberá contemplar múltiples conexiones.
Tabla orientativa por tipo de organización
Esta tabla te ayuda a identificar el punto de partida más común según el perfil de tu organización. Cada caso es diferente, pero sirve como referencia inicial.
Perfil | Ítems habituales | Tareas habituales | Usuarios | Conexiones | Plan orientativo |
Autónomo o equipo pequeño con un proyecto | 1 | 1 | 1–2 | 1 | Basic |
PYME con varios proyectos o departamentos | 5–20 | 2–5 | 2–5 | 1 | Pro |
Empresa mediana o gran empresa con múltiples áreas | 20–200 | 10–50 | 5–10 | 1–10 | Premium |
Corporación o entorno multiempresa | 200+ | 50+ | 10+ | 10+ | Enterprise |
Los rangos son orientativos. Si tu caso está en la frontera entre dos planes, considera el superior para tener margen de crecimiento sin necesidad de migrar en breve.
¿Cómo saber si estás bien dimensionado?
Una señal de que el plan se ha quedado pequeño es tener que elegir qué Workspaces proteger porque has alcanzado el límite de ítems o tareas. La pérdida de datos no avisa, y en ese momento ya es tarde.
Si tienes dudas sobre qué plan se adapta mejor a tu situación concreta, puedes contactarnos en [email protected] y te ayudamos a evaluarlo sin compromiso.
Puedes consultar los detalles de cada plan en www.klonup.com.